5 chức năng của phần mềm quản lý nhân sự HRM

phần mềm quản lý nhân sự hrm

Hiện nay, các doanh nghiệp đã bắt đầu tìm hiểu và ứng dụng phần mềm HRM vào công tác quản trị nguồn nhân lực cho mình. Bạn đã hiểu hết được chức năng của phần mềm quản lý nhân sự HRM này chưa? Cùng đi tìm câu trả lời chi tiết qua bài viết dưới đây nhé.

Phần mềm HRM là gì?

HRM là viết tắt của Human Resource Management có nghĩa là quản trị nguồn nhân lực. Quản trị nhân lực được hiểu theo nhiều khía cạnh khác nhau, tuy nhiên nó bao gồm các quyết định và hoạt động quản lý ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa đội ngũ nhân viên và doanh nghiệp. Quản trị nhân lực bao gồm chuỗi công tác như tuyển dụng, phân tích công việc, đánh giá hiệu quả làm việc…. nhằm sử dụng người lao động hiệu quả và chất lượng nhất.

Ngày nay, vai trò của quản trị nhân lực ngày càng được chú trọng. Bởi nhân tố quyết định thành công của doanh nghiệp chính là chất xám, kinh nghiệm lao động, vì thế nhà quản lý cần tổ chức, sắp xếp và tạo điều kiện môi trường thuận lợi để đội ngũ nhân sự phát triển, cống hiến tốt nhất.

Vai trò của HRM

Vai trò của HRM trong quản lý
Vai trò của HRM trong quản lý

Vai trò của HRM cũng gần giống với CRM thay vì phần mềm CRM quản lý khách hàng thì HRM lại là phần mềm giúp quản lý trong doanh nghiệp, phát huy tối đa sức mạnh của nhân lực. Bởi vai trò của nhân lực trong doanh nghiệp cực kỳ quan trọng. Sự liên kết giữa chiến lược nhân sự và chiến lược chung của doanh nghiệp vô cùng mật thiết. Yếu tố con người là lợi thế để các doanh nghiệp cạnh tranh và phát triển. Đây cũng là thách thức với các nhà quản lý, bởi cần tạo ra môi trường, điều kiện thuận lợi để nhân viên làm việc và phát triển công việc tốt nhất.

Sử dụng phần mềm HRM mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp hợp lý hóa quản lý lực lượng lao động, khai thác tối đa tiềm năng của mỗi nhân viên. Cụ thể là giúp các công việc tuyển dụng nhanh chóng, đánh giá chính xác về năng lực mỗi nhân viên, quản lý toàn diện đội ngũ nhân lực, nâng cao sự cộng tác và đánh giá khen thưởng chính xác mỗi nhân viên hiệu quả nhất.

5 chức năng của phần mềm quản lý nhân sự HRM

Những chức năng của phần mềm quản lý nhân sự HRM
Những chức năng của phần mềm quản lý nhân sự HRM

Quản lý tuyển dụng

Phần mềm quản lý nhân sự HRM giúp tạo ra một quy trình tuyển dụng thông minh và linh hoạt. Cụ thể:

– Quản lý các đợt tuyển dụng.

– Quản lý các hồ sơ ứng viên.

– Quản lý phỏng vấn ứng viên.

– Tạo phiếu yêu cầu tuyển dụng.

– Tạo đợt tuyển dụng.

– Duyệt ứng viên.

– Tự động gửi email mời tham gia phỏng vấn, email thông báo kết quả, email cảm ơn…

– Chuyển thông tin ứng viên được tuyển vào danh sách thử việc hoặc nhân viên chính thức.

Quản lý đào tạo

Phần mềm HRM nổi bật với chức năng quản lý đào tạo, xây dựng nên một nền tảng vững chắc phát triển doanh nghiệp. Cụ thể:

– Quản lý danh mục các khóa đào tạo.

– Quản lý danh sách đăng ký đào tạo.

– Quản lý các khóa học chuyên ngành theo bộ phận, phòng ban, chức vụ

– Xem quá trình đào tạo của mỗi nhân viên.

– Xem và tra cứu thông tin chi tiết của từng nhân viên như: thông tin cá nhân, quá trình học tập và đào tạo.

– Đánh giá kết quả đào tạo từng học viên.

– Chọn ra được danh sách nhân viên được đánh giá cao để sắp xếp công việc hiệu quả.

Quản lý hồ sơ

– Lưu trữ các thông tin nội dung sơ yếu lý lịch như: họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND, tình trạng sức khỏe, thông tin liên hệ…

– Quản lý danh sách người thân của nhân viên, những đối tượng giảm trừ gia cảnh để phục vụ cho việc tính thuế TNCN

– Theo dõi quá trình làm việc và kinh nghiệm của mỗi nhân viên trước khi làm cho doanh nghiệp.

– Theo dõi quá trình làm việc của nhân viên bắt đầu khi vào làm doanh nghiệp.

– Quản lý các quyết định khen thưởng, bổ nhiệm, kỷ luật của từng nhân viên khi làm việc tại doanh nghiệp.

Quản lý chấm công

Phần mềm quản lý nhân sự HRM cho phép tính công theo quy chuẩn của doanh nghiệp.

– Kết nối với máy chấm công để nhận dữ liệu mỗi ngày, giúp cán bộ nhân sự chấm công chính xác và tiết kiệm thời gian.

– Thiết lập ca làm việc, danh mục ngày nghỉ lễ, nghỉ phép.

– Lập bảng chấm công chi tiết cho từng bộ phận, phòng ban.

– Linh hoạt trong việc sửa công với những lý do hợp lý như gặp khách hàng, đi công tác…

– Cho phép nhập bảng chấm công chi tiết, bảng chấm công tổng hợp từ file excel vào phần mềm.

– Tự động gửi bản chi tiết chấm công cho nhân viên theo mẫu yêu cầu

Quản lý chấm công
Quản lý chấm công

Quản lý tiền lương

Hệ thống HRM tự động tính toán lương chính xác và nhanh chóng.

– Tự động tính lương theo ngày công, lương làm thêm giờ… căn cứ vào bảng chấm công

– Tự động tính các khoản đi về sớm, phạt đi muộn… theo quy định của doanh nghiệp

– Tự động tính thuế thu nhập cá nhân của nhân viên, miễn thuế và trích các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc.

– Theo dõi các khoản lương tạm ứng, phải trả, còn nợ của mỗi nhân viên

– Tự động gửi phiếu lương cho mỗi nhân viên

– Linh hoạt cho phép bổ sung thông tin về các khoản khấu trừ, thu nhập

Vậy các doanh nghiệp có cần thiết kế phần mềm HRM không?

Câu trả lời là có, với những chức năng như đã nói ở trên thì hiệu quả từ phần mềm quản lý HRM mang lại là rất cao. Một doanh nghiệp muốn phát triển được thì hệ thống quản lý phải tốt, do đó phần mềm HRM là sự lựa chọn tốt nhất ở thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, nói như vậy không phải phủ nhận những phần mềm khác chỉ là phần mềm quản lý nhân sự là mắc xích quan trọng trong công cuộc quản lý của một doanh nghiệp.

Những doanh nghiệp cấp cao thì nên sử dụng phần mềm theo yêu cầu để quản lý, tại sao là phần mềm theo yêu cầu? Vì với những phần mềm riêng như vậy sẽ có những tính năng riêng biệt và phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp hơn. Thiết kế phần mềm theo yêu cầu mang lại nhiều tính năng vượt trội, bảo mật tốt và khả năng lưu trữ cao.

Như vậy, bạn đã vừa tìm hiểu những chức năng của phần mềm quản lý nhân sự HRM, hy vọng bạn sẽ có cái nhìn tổng quát hơn về hệ thống này, thấy được vai trò của phần mềm HRM trong mỗi doanh nghiệp.