Hiện nay, văn phòng phẩm được coi là một trong những mặt hàng đáp nhu cầu sử dụng của tất cả mọi người. Tuy nhiên để có thể quản lý chi tiết từng sản phẩm, chi tiết đến từng cây bút và tính toán tồn kho, giảm chi phí vận hành thì luôn là một vấn đề lớn. Đó là lý do bạn cần đến những phần mềm quản lý văn phòng phẩm – bán sách. Việc kinh doanh các cửa hàng văn phòng phẩm của bạn sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn rất nhiều từ đây.
Xem thêm: Top 9 phần mềm quản lý trường học
Những điều cần lưu ý khi kinh doanh văn phòng phẩm – bán sách
Khi nhắc tới các mặt hàng văn phòng phẩm, chắc chắn nhiều người sẽ nghĩ ngay tới sách bởi nó là một trong những thành phần không thể thiếu trong các cửa hàng văn phòng phẩm. Tất nhiên, bên cạnh sách thì trong mỗi cửa hàng văn phòng phẩm còn có rất nhiều các loại sản phẩm đa dạng khác để có thể phục vụ đầy đủ nhu cầu mua hàng của người tiêu dùng.
Tất nhiên, việc mở cửa hàng sách và văn phòng phẩm là điều không quá khó khăn, thế nhưng nếu chúng ta muốn đạt được thành công, thu được nhiều lợi nhuận thì chắc chắn sẽ không hề đơn giản. Trong quá trình mở cửa hàng sách, chắc chắn chúng ta sẽ gặp nhiều vấn đề khó khăn, nan giải.
Đặc biệt, đối với những ai lần đầu kinh doanh trong lĩnh vực này thì việc bị thua lỗ là điều hoàn toàn có thể. Vì thế, nếu bạn có mong muốn đầu tư cửa hàng văn phòng phẩm hay cửa hàng sách thì những điều sau đây sẽ rất có ích cho mọi người và một trong những yếu tố then chốt nhất đó chính là phần mềm quản lý văn phòng phẩm.
Tìm nguồn đầu tư cho cửa hàng sách- văn phòng phẩm
Theo như nhà cung cấp văn phòng phẩm Officexinh thì nếu đã xác định đầu tư kinh doanh văn phòng phẩm thì điều đầu tiên và cũng là không thể thiếu chính là nguồn vốn. Mọi hoạt động trong việc tổ chức, kinh doanh trong các lĩnh vực đều phải bỏ ra những chi phí không hề nhỏ. Nhất là khi bạn muốn đầu tư xây dựng một cửa hàng sách thì các chi phí về mặt bằng, hàng hóa, nhân sự, tiền điện nước hàng tháng… đều là những chi phí rất đáng kể.
Do đó, trước khi ra quyết định đầu tư, bạn cần phải chuẩn bị thật kỹ càng, nhất là về mặt kinh tế. Đương nhiên, nguồn vốn mà chúng ta chuẩn bị phải đảm bảo cho hoạt động của cửa hàng tròn thời gian dài bởi lẽ ngay khi mới mở cửa hàng văn phòng phẩm thì việc thu được lợi nhuận lớn ngay lập tức là điều không dễ dàng và trong thời gian đó, bạn vẫn phải tiếp tục chi trả các khoản phí như mặt bằng, nhân viên, tiền điện nước cùng với chi phí mua sản phẩm nếu như cửa hàng nhập thêm các mặt hàng mới.
Tuy nhiên, việc chuẩn bị nguồn vốn chưa bao giờ là điều dễ dàng và đối với nhiều người, khả năng kinh tế của bản thân họ không đủ cho quá trình đầu tư, đặc biệt là khi đầu tư sở hữu phần mềm quản lý văn phòng phẩm.
Nếu như bạn muốn đầu tư nhưng bị hạn chế về nguồn vốn thì sẽ có một số cách thức hữu hiệu như sau. Đầu tiên, sau khi mở các cửa hàng sách, văn phòng phẩm thì chúng ta sẽ có được một nguồn doanh thu mỗi tháng, tuy không phải là quá nhiều nhưng nó cũng khá đáng kể để giúp cho chúng ta có thể trang trải các khoản chi phí cho cửa hàng.
Ngoài ra, khi đầu tư kinh doanh cửa hàng sách, văn phòng phẩm thì việc vay vốn ngân hàng cũng là sự lựa chọn khá đảm bảo dành cho mọi người. Nếu như bạn không đủ điều kiện cũng như khả năng để thực hiện các phương án trên thì chúng ta chỉ còn một cách cuối cùng đó chính là tìm kiếm nhà đầu tư.
Tuy nhiên, để có thể tìm kiếm được các nhà đầu tư cũng như được sự ủng hộ từ những quỹ đầu tư kinh doanh hiện nay thì bạn cần phải chứng minh được tính hiệu quả, tiềm năng của cửa hàng sách, văn phòng phẩm.
Xây dựng tính nhất quán trong hoạt động của cửa hàng
Thành công của một quá trình đầu tư mở cửa hàng sách- văn phòng phẩm luôn được đánh giá qua thương hiệu mà họ có thể xây dựng cho cửa hàng của mình. Đặc biệt, tính nhất quán mà mỗi cửa hàng văn phòng phẩm cần xây dựng cần phải có sự độc đáo, tính riêng biệt để tạo ra điểm nhấn. Để có thể làm được điều đó, chủ đầu tư cần phải chú ý tới những vấn đề sau đây.
Tính nhất quán tại cửa hàng văn phòng phẩm của chúng ta cần được xây dựng một cách triệt để, đồng bộ và đặc biệt là đối với các nhân viên đang hoạt động và phục vụ khách hàng. Chính họ là những người đại diện cho cửa hàng chúng ta trong việc giao tiếp, phục vụ khách hàng.
Mỗi nhân viên đều cần hiểu rõ về mục đích hoạt động, phương châm hoạt động của cửa hàng. Chỉ khi tất cả nhân viên làm được như vậy, mọi khách hàng mới có thể cảm thấy hài lòng và lựa chọn mua sản phẩm của bạn.
Thêm vào đó, để hoạt động hiệu quả trong khu vực thì chắc chắn các bạn sẽ cần phải thích nghi với văn hóa cũng như tiêu chí mua hàng của người dân địa phương. Muốn làm được điều đó, trước tiên người đầu tư phải có một quá trình tìm hiểu thật kỹ càng và điều tra xu hướng sử dụng sản phẩm văn phòng phẩm của người dân địa phương.
Đồng bộ hóa với phần mềm quản lý văn phòng phẩm – bán sách
Một khi đã kinh doanh thì bất cứ người đầu tư nào cũng đều mong muốn được thành công và mở rộng thêm nữa quy mô của cửa hàng. Tuy nhiên, bạn nên biết rằng, quy mô kinh doanh, hoạt động càng lớn thì sẽ càng có nhiều hoạt động phát sinh cần quản lý tốt. Nếu như bạn chỉ cố gắng mở rộng quy mô kinh doanh mà không chú ý tới việc nâng cao khả năng quản lý cửa hàng thì chắc chắn hiệu quả mang lại sẽ không hề cao mà ngược lại sẽ xảy ra tình trạng thất thoát kinh tế lớn.
Vì thế, mở rộng quy mô kinh doanh luôn phải đi kèm với khả năng quản lý tốt. Hiện nay, nếu bạn muốn nâng cao hiệu quả quản lý cửa hàng thì có một biện pháp hiệu quả đó chính là sử dụng phần mềm quản lý văn phòng phẩm– cửa hàng sách.
Với các phần mềm quản lý văn phòng phẩm hiện nay, chúng ta sẽ rất dễ dàng trong việc thực hiện nhiều hoạt động kinh doanh, buôn bán trong các cửa hàng sách, kinh doanh online bằng website bán văn phòng phẩm. Ngoài ra, sự hiểu quá, tính chính xác trong hoạt động của các phần mềm này sẽ giúp bạn đảm bảo được lãi suất của mình và đồng thời nó cũng giúp chúng ta tiết kiệm được thời gian làm việc, nhân công lao động.
Thông tin cơ bản về phần mềm quản lý văn phòng phẩm
Sử dụng các ứng dụng, thành tựu của công nghệ thông tin để phục vụ cho quá trình làm việc, kinh doanh, buôn bán sản phẩm hiện nay là điều đã không còn xa lạ đối với tất của chúng ta nữa. Đặc biệt, trong việc đầu tư kinh doanh văn phòng phẩm thì các phần mềm này là vô cùng cần thiết. Rất nhiều doanh nghiệp lớn về văn phòng phẩm đã ứng dụng những phần mềm này trong quản lý như: Officexinh, Fahasa, Tiki, Hoàng Hà…
Với khối lượng công việc vô cùng lớn tại những cửa hàng này, sẽ mất rất nhiều công sức, thời gian lẫn nhân viên để có thể đảm bảo phục vụ tốt cho khách hàng lần đảm bảo tính chính xác trong khi làm việc. Thế nhưng, khi đã được sự giúp đỡ của các phần mềm quản lý văn phòng phẩm thì công việc của chúng ta sẽ trở lên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Tính năng quản lý kho hàng
Đối với chủ các cửa hàng văn phòng phẩm thì một trong những việc được coi là khó khăn, mất nhiều công sức nhất đó chính là quản lý kho hàng. Có lẽ mọi người đều biết rằng, số lượng hàng hóa tại một cửa hàng văn phòng phẩm có khối lượng vô cùng lớn và cực kỳ đa dạng. Bên cạnh những mặt hàng trưng bày, tại các kho hàng của cửa hàng văn phòng phẩm đều có rất nhiều loại hàng hóa khác nhau. Do đó, trong quá trình buôn bán thì nếu không được quản lý cẩn thận, hiệu quả thì chắc chắn hàng hóa sẽ bị thất thoát rất nhiều.
Việc quản lý hàng hóa, kho hàng trong hoạt động của các cửa hàng văn phòng phẩm thì chúng ta cần phải quản lý trên rất nhiều phương diện khác nhau như bán lẻ, phân phối, phân ca bán hàng và quản lý giá cả trên toàn hệ thống. Tất cả các giai đoạn trong kinh doanh văn phòng phẩm đều cần được quản lý thật chặt chẽ, đặc biệt là về hàng hóa, nhất là trong khâu nhập hàng và bán hàng.
Quản lý bán văn phòng phẩm
Bán hàng luôn được coi là khâu vô cùng quan trọng trong việc kinh doanh và đối các cửa hàng buôn bán đồ dùng văn phòng phẩm thì chủ cửa hàng cần đặc biệt chú ý tới việc quản lý. Quản lý quá trình buôn bán càng hiệu quả, chặt chẽ thì lợi nhuận thu được sẽ càng lớn hơn. Tất nhiên, nếu chỉ dùng cách phương pháp quản lý truyền thống bằng khả năng của con người thì chắc chắn việc quản lý sẽ vô cùng khó khăn mà hiệu quả lại không cao.
Tất nhiên, tại một cửa hàng văn phòng phẩm, sách thì sẽ có rất nhiều hoạt động buôn bán diễn ra hàng ngày và theo nhiều hình thức khác nhau như bán lẻ, bán buôn… Đặc biệt, với từng hình thức bán hàng thì giá thành sản phẩm cũng có sự khác biệt. Vì thế, nếu các bạn quản lý quá trình bán hàng bằng cách ghi chép thông tin như trước đây thì chắc chắn tình trạng sai sót là điều hoàn toàn có thể xảy ra thường xuyên. Khi tình trạng sai sót, thất thoát xảy ra thì với một số lượng hàng hóa lớn và đa dạng, rất khó để chúng ta có thể kiểm soát, tìm kiếm và khắc phục lỗi sai.
Bên cạnh các yếu tố trên, việc quản lý, phân ca bán hàng cũng là điều quan trọng mà mỗi cửa hàng văn phòng phẩm cần thực sự chú ý. Một cửa hàng sách, văn phòng phẩm thường có thời gian mở cửa phục vụ khách hàng khoảng 15 tiếng.
Vì thế cho nên, một nhân viên sẽ không có đủ khả năng để thực hiện toàn bộ quá trình làm việc đó mà thay vì vậy, chúng ta nên chia thời gian này thành các ca trực khác nhau. Trước tiên, phần mềm quản lý văn phòng phẩm sẽ giúp chúng ta xác định, định nghĩa rõ ràng, chính xác và hợp lý nhất về thời gian các ca làm việc, nhân viên làm việc…
Cuối cùng, nếu như bạn sở hữu một hệ thống cửa hàng văn phòng phẩm với quy mô lớn thì việc sở hữu phần mềm quản lý văn phòng phẩm là điều vô cùng cần thiết. ĐỐi với từng chi nhánh, cơ sở phân phối thì mức giá cần phải được quy định thật hợp lý, đồng nhất với nhau. Đặc biệt, mỗi khi có sự thay đổi về mặt giá cả thì chúng ta cần phải thực hiện sự thay đổi này trên toàn hệ thống và phần mềm quản lý văn phòng phẩm sẽ giúp chúng ta thực hiện điều này một cách nhanh chóng nhất.
Thực hiện cách chương trình khuyến mãi
Mặc dù hình thức khuyến mãi tại các cửa hàng trên ký thuyết là không hề bắt buộc, tuy nhiên nếu bạn có kinh nghiệm đầu tư kinh doanh và thấu hiểu thị trường, nhu cầu mua bán của người tiêu dùng thì chắc chắn bạn sẽ thấy rằng, việc có các chương trình khuyến mãi là điều không thể thiếu để xây dựng lên một thương hiệu được khách hàng tin tưởng, ưa chuộng. Chính những chương trình khuyến mãi, dù có quy mô cũng như giá trị không quá lớn nhưng nó lại là yếu tố quan trọng giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của rất nhiều đối tượng khách hàng.
Đối với một cửa hàng văn phòng phẩm, chúng ta có thể thực hiện một số chương trình khuyến mãi như sau:
– Khuyến mãi bằng tiền mặt. Hiện nay, rất nhiều cửa hàng văn phòng, cửa hàng sách cũng như rất nhiều cửa hàng kinh doanh những loại mặt hàng khác đều đang áp dụng hình thức khuyến mãi này. Khi khách hàng mua một sản phẩm nào đó, họ sẽ nhận lại được một số tiền nhất định, chiết khấu của sản phẩm.
– Khuyến mãi tặng quà. Thay vì giảm giá cho các mặt hàng, sản phẩm cho khách hàng thì nhiều cửa hàng văn phòng phẩm áp dụng hình thức khuyến mãi bằng quà tặng cho khách hàng. Bạn có thể chọn quà tặng là một trong những sản phẩm văn phòng phẩm khác.
– Chương trình khuyến mãi theo giờ. Tại các cửa hàng văn phòng phẩm thì nhiều người đã áp dụng hình thức khuyến mãi đó là giảm giá theo giờ. Trong khung giờ đã quy định, tất cả các sản phẩm đều sẽ được giảm giá ở một mức nào đó.
Tất nhiên, các chương trình khuyến mãi đều cần thực hiện một cách có khoa học, hợp lý thay vì việc tổ chức một cách tùy tiện. Bạn cần phải chú ý rằng, mọi chương trình khuyến mãi khi được tổ chức đều cần có những quy định cụ thể về mặt thời gian, thời hạn, đối tượng các sản phẩm khuyến mãi… Để làm được điều đó, các phần mềm quản lý văn phòng phẩm sẽ là công cụ hỗ trợ vô cùng đắc lực cho chúng ta.
Xây dựng danh sách khách hàng thân thiết
Đối với sự thành công của một cửa hàng sách- văn phòng phẩm thì khách hàng là đối tượng không thể thiếu. Chính khách hàng là những người mang lại lợi nhuận cho người đầu tư, vì thế nên việc quan tâm tới chính các khách hàng của mình luôn là điều mà tất cả các cửa hàng đều cần thực hiện. Tất nhiên, trong số các khách hàng đã từng giao dịch, mua sản phẩm thì chúng ta có thể thấy rằng các khách hàng thân thiết là những người quan trọng nhất để giúp chúng ta thành công. Chính họ là những đối tượng giúp cho việc kinh doanh, buôn bán của chúng ta có được sự ổn định, vững chắc.
Tất nhiên, để có thể xây dựng được một danh sách khách hàng thân thiết thì ngay trong lần mua hàng đầu tiên, việc thu thập thông tin về mỗi khách hàng sẽ là điều vô cùng cần thiết. Những thông tin quan trọng nhất từ một khách hàng mà chúng ta cần có đó là tên tuổi, địa chỉ, ngày sinh, số điện thoại, gmail. Những thông tin này là vô cùng cần thiết để chúng ta có thể liên lạc với khách hàng trong những trường hợp cần thiết để trao đổi thông tin…
Hiện nay, nhiều cửa hàng văn phòng phẩm khi sử dụng các phần mềm quản lý văn phòng phẩm đã áp dụng hình thức tích điểm qua thẻ khách hàng. Đối với những khách hàng có điểm thẻ cao thì chắc chắn khi mua hàng, họ sẽ nhận được nhiều chương trình khuyến mãi, giảm giá, chiết khấu.
Hơn thế nữa, việc xây dựng danh sách khách hàng thân thiết còn là tiền đề để chúng ta có thể thực hiện dịch vụ chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất. Các dịch vụ chủ yếu có thể nhắc tới đó là quản lý điểm thẻ, nâng cấp thẻ, giới thiệu các chương trình khuyến mãi, giảm giá…
Một số phần mềm quản lý văn phòng phẩm tốt nhất hiện nay
Phần mềm quản lý văn phòng phẩm An Việt Soft
Là một trong những phần mềm quản lý văn phòng phẩm tốt nhất hiện nay, An Việt Soft là một phần mềm quản lý, hỗ trợ văn phòng phẩm có rất nhiều tính năng đặc biệt giúp ích cho quá trình làm việc, kinh doanh, buôn bán của các cửa hàng văn phòng phẩm. Một số tính năng chủ yếu mà chúng ta có thể nhận thấy ở phần mềm quản lý, kinh doanh văn phòng phẩm này đó chính là quản lý thông tin khách hàng, quản lý quá trình buôn bán nhỏ lẻ, quản lý kho hàng, sản phẩm chặt chẽ…
Khi chúng ta sử dụng phần mềm An Việt Soft, ta còn có khả năng tích hợp, kết hợp chúng với nhiều thiết bị khác như máy in, mã vạch, các thiết bị đọc mã vạch của sản phẩm, thiết bị in hóa đơn… Đây điều là các thiết bị vô cùng cần thiết trong quá trình buôn bán, kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm.
Phần mềm quản lý văn phòng phẩm KiotViet
Với việc sử dụng phần mềm quản lý VPP KiotViet, công việc kinh doanh, buôn bán của chúng ta sẽ được hỗ trợ vô cùng hiệu quả.Trước tiên, phần mềm quản lý văn phòng phẩm này sẽ giúp chúng ta phân loại tất cả các mặt hàng văn phòng khác nhau, phù hợp nhất với từng khu vực mà mục đích sử dụng. Đồng thời, các mặt hàng tồn kho cũng được thống kê, theo dõi một cách chi tiết để đưa ra giải pháp thích hợp, kịp thời.
Hiện nay, phần mềm quản lý KiotViet đã được tin tưởng sử dụng tại rất nhiều cửa hàng văn phòng phẩm, cửa hàng sách trên toàn quốc bởi tính hiệu quả mà nó mang lại. Vì thế, đây sẽ là một sự lựa chọn không thể tuyệt vời hơn cho chúng ta.
Để có thể thành công trong việc kinh doanh, buôn bán hiện nay thì chúng ta cần phải kết hợp rất nhiều yếu tố khác nhau. Trong đó, áp dụng các công nghệ, kỹ thuật cần thiết là điều vô cùng đáng lưu tâm. Một cửa hàng, cơ sở kinh doanh sách, văn phòng phẩm chỉ có thể thu hút được khách hàng thì chắc chắn việc sử dụng các phần mềm quản lý, kinh doanh văn phòng phẩm là điều không thể thiếu.
Các phần mềm này không chỉ giúp chúng ta quản lý, thực hiện tốt công việc của mình mà còn có thể giúp khách hàng cảm thấy hài lòng với các dịch vụ, ưu đãi đặc biệt mà nó mang lại. Vì thế, lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý văn phòng phẩm luôn là vấn đề quan trọng, cần có sự quan tâm đặc biệt của nhà đầu tư. Kama-software chúc bạn thành công!