Quản lý dự án khi được thực hiện tốt góp phần quan trọng đem tới hiệu quả, thành công cao cho mỗi kế hoạch mà doanh nghiệp thực hiện. Sử dụng phần mềm hỗ trợ trong quản lý dự án hiện nay trở thành giải pháp lý tưởng, lựa chọn hoàn hảo mà mỗi công ty có thể cân nhắc và sử dụng. Với phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp và hiệu quả khi tìm hiểu, xác định giúp mỗi doanh nghiệp có được thông tin vô cùng hữu ích, đưa ra quyết định chuẩn xác và hợp lý theo yêu cầu.
Phần mềm quản lý dự án là gì?
Một phần mềm quản lý dự án khi đưa vào sử dụng là phần mềm được phát triển để việc lập kế hoạch, cũng như phân bổ được tài nguyên, hay quản lý những thay đổi của dự án được thực hiện tốt. Trong đó, chi tiết là:
- Thực hiện lập kế hoạch: với hỗ trợ của phần mềm đảm bảo giúp lên kế hoạch, lên lịch cho toàn bộ dự án được thực hiện tốt. Qua đó, mỗi người, mỗi nhóm có thể đi đúng hướng, tránh được những sai sót có khả năng xảy ra. Đặc biệt, đối với những dự án lớn, cần nhiều thời gian để hoàn thành thì sử dụng phần mềm thích hợp là vô cùng quan trọng.
- Phân bổ nguồn lực: có những công cụ hỗ trợ đảm bảo việc phân bổ nguồn lực, sử dụng những tài nguyên hiện có được thực hiện tốt. Từ nhân lực, thời gian, tiền bạc,… của doanh nghiệp đều có sự cân đối, hài hòa và hợp lý nhất.
- Quản lý những thay đổi: một dự án khó có thể đi theo đúng hướng, không có phát sinh từ đầu tới cuối. Bởi thế, một ứng dụng, webapp quản lý dự án chất lượng luôn có khả năng hỗ trợ quản lý những thay đổi hiệu quả. Mọi thay đổi được cập nhật kịp thời, quản lý tốt giúp quá trình hoàn thành thuận lợi, đi tới thành công.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý dự án
Việc sử dụng phần mềm trong quản lý dự án hiện nay được ứng dụng ngày càng nhiều, với nhiều ưu điểm nổi bật mà chúng ta có thể đạt được. Theo công ty thiết kế phần mềm, những lợi ích lớn và thiết thực nhất phải kể tới như:
Khả năng hỗ trợ quản lý chi tiết
Việc giám sát, theo dõi tổng thể quá trình thực hiện, tới chi tiết từng công việc đều được thực hiện tốt như mỗi người mong muốn. Vạch ra kế hoạch, hay phân tầng hạng mục,… đều có thể thực hiện tốt. Thông qua đó, việc quản lý từng bộ phận, từng công đoạn, tới từng nhân viên đều có được hiệu quả cao, đảm bảo không có gián đoạn hay tình trạng rời rạc xuất hiện.
Quản lý toàn diện và chi tiết giúp việc chỉ đạo được đưa ra là hợp lý khi cần. Mỗi phòng ban, mỗi cá nhân từ đó xác định được nhiệm vụ, tập trung vào công việc của mình để đem tới hiệu quả hoàn thành cao, nhanh chóng.
Hỗ trợ quản lý đồng bộ dự án
Làm việc thông qua một hệ thống duy nhất, từ đó việc có thể quản lý, cập nhật tình hình kịp thời, dễ dàng và hiệu quả được đảm bảo tốt nhất. Không chỉ vậy, theo dõi tiến độ hoàn thành của dự án, thông qua phần mềm hỗ trợ cũng trở nên thuận lợi. Việc quản lý bao quát là điều mà chúng ta dễ dàng đạt được, nắm bắt được các thông tin kịp thời để mỗi quyết định cần thiết khi đưa ra là hợp lý, đúng đắn nhất.
Chủ động quản lý mọi lúc mọi nơi
Với phần mềm quản lý dự án khi đưa vào sử dụng việc có thể kiểm soát công việc mọi lúc, mọi nơi trở nên dễ dàng. Với thiết bị có kết nối mạng, có cài đặt phần mềm thì việc làm việc online là điều có thể thực hiện được. Mọi thông tin liên quan tới dự án bạn dễ dàng nắm bắt từ xa, có được chỉ đạo phù hợp, cũng kiểm soát công việc một cách thuận lợi. Nó mang tới sự chủ động tới mức tối đa, hạn chế những vấn đề tiêu cực có thể xuất hiện, không được xử lý.
Dễ dàng tùy chỉnh khi cần thiết
Phần mềm quản lý dự án hiện nay được cung cấp đa dạng, có nhiều lựa chọn. Một phần mềm chất lượng, đạt tiêu chuẩn luôn đảm bảo có thể dễ dàng tùy chỉnh khi cần thiết. Khi dự án có thay đổi, hoặc ứng dụng trong từng dự án khác nhau có những yêu cầu riêng biệt thì khả năng tùy chỉnh giúp việc sử dụng phần mềm hiệu quả được đảm bảo. Qua đó công việc được hoàn thành, có khả năng tiết kiệm chi phí tốt nhất.
Top 5 phần mềm quản lý dự án chất lượng
1. MyCollab- Web-app quản lý dự án trên điện toán đám mây
Mang tới cho người dùng giải pháp toàn diện giúp quản lý quan hệ khách hàng, dự án và tài liệu được thực hiện tốt. Với những công cụ hữu ích được cung cấp việc quản lý dự án được thực hiện tốt từ thời gian hoàn thành, lịch biểu,… có thể nắm bắt toàn diện và chuẩn xác khi có nhu cầu.
Phần mềm MyCollab có tích hợp hệ thống giám sát dự án dưới dạng timeline giúp mỗi người dùng quản lý hiệu quả, theo dõi mọi lúc thuận lợi khi có yêu cầu. Việc trao đổi giữa các thành viên trong dự án thông qua phần mềm MyCollab được đảm bảo thực hiện tốt nhất. Bên cạnh đó, cung cấp biểu đồ quản lý, tiến độ,… đều được thực hiện tốt mang tới khả năng quản lý toàn diện, duy trì quá trình hoàn thành dự án được thực hiện tốt nhất.
2. ACheckin- Giải pháp quản lý tài nguyên doanh nghiệp
Trong số những phần mềm quản lý dự án hiệu quả và chuyên nghiệp đáng để lựa chọn thì ACheckin là cái tên không thể bỏ qua. Ứng dụng được phát triển bởi doanh nghiệp Việt, phù hợp với người dùng Việt mang tới tính ứng dụng cao. Sở hữu nhiều tính năng hữu ích, giao diện thân thiện thì quản lý dự án lớn nhỏ của từng công ty được hỗ trợ giải quyết tốt nhất.
Tính năng giúp quản lý dự án theo từng cá nhân, dựa vào số dự án và ngày công, cũng như kết quả thực hiện của từng dự án được hỗ trợ tốt tại ACheckin. Qua đó, nhà quản lý kiểm soát tốt hơn mỗi nhân viên của mình, xác định được họ đang làm gì và kết quả cụ thể của công việc ra sao. Trong đó, các tính năng hữu ích cơ bản được cung cấp phải kể tới là:
- Tính năng tạo dự án và thêm thành viên.
- Tính năng ghi nhận thời gian thực hiện dự án của từng nhân viên qua chấm công và kết quả của dự án.
- Tính năng theo dõi phần trăm hoàn thành của từng dự án.
- Tính năng đánh giá kế quả thực hiện công việc của nhân viên.
- ….
3. Mona PMS- Phần mềm quản lý dự án khách hàng
Công cụ quản lý dự án Mona PMS đáp ứng nhu cầu quản lý dự án trực tuyến, có khả năng cạnh tranh với bất kỳ ứng dụng nào được phát triển và cung cấp trên thị trường. Được đánh giá cao với nhiều ưu điểm nổi bật giúp phần mềm Mona PMS trở thành lựa chọn đáng xem xét của từng doanh nghiệp. Mang tới cách nhìn tổng quan nhất về quản lý dự án theo sơ đồ lớn nhỏ khác biệt, từ đó việc phân bố nhiệm vụ cho từng cá nhân có được sự chuẩn xác, hiệu quả cao.
Sử dụng phần mềm Mona PMS được đánh giá cao ở nhiều tính năng, trong đó phải kể tới như cập nhật dự án dựa trên thời gian thực, hay bình luận dưới từng nhiệm vụ khi cần để cải thiện khả năng tương tác giữa từng thành viên trong dự án,… giúp hỗ trợ cho công việc diễn ra thuận lợi, sớm hoàn thành với kết quả cao.
Ưu điểm của phần mềm Mona PMS khi đưa vào sử dụng phải kể tới như khả năng hỗ trợ tương tác trực tuyến, khả năng hỗ trợ kỹ thuật kịp thời khi có yêu cầu, mang tới phương thức quản lý dự án đa dạng từ cơ bản tới phức tạp. Qua đó, yêu cầu của từng doanh nghiệp với phần mềm quản lý dự án đều được giải quyết tốt, mang tới hiệu quả hoàn thành công việc cao nhất.
4. Open Project- Nền tảng quản lý dự án
Phát triển với nhiều tính năng riểng biệt giúp việc thực hiện lên kế hoạch, hay sắp xếp kế hoạch theo lộ trình, quản lý các nhiệm vụ, hay phân phối công việc,… đều được thực hiện tốt. Phần mềm Open Project với khả năng hỗ trợ theo dõi thời gian, chi phí báo cáo, hay thông tin về ngân sách hàng tuần giúp chủ dự án có được sự chủ động cao, quản lý mọi vấn đề toàn diện.
Đặc trưng của phần mềm Open Project khi sử dụng là hệ thống quản lý du9wj án theo vòng đời, quản lý về nhiệm vụ, thống kế thời gian,… giúp quá trình ứng dụng mang tới giá trị sử dụng. Với giao diện thân thiện, có thể phù hợp với mọi đối tượng người dùng cùng hệ thống tính năng cần thiết thì sử dụng Open Project trở thành lựa chọn lý tưởng, hoàn hảo đáng để cân nhắc.
5. Wrike- Công cụ quản lý dự án
Phần mềm quản lý dự án Wrike hoạt động trực tuyến phổ biến, nhận được sự tin tưởng của nhiều người dùng. Mang tới công cụ hỗ trợ tốt đảm bảo giúp quá trình quản lý, hoàn thành dự án được thực hiện tốt. Cung cấp danh sách các việc cần làm, sức mạnh cũng như tính linh hoạt của bảng tính giúp việc xác định các việc cần làm, đưa ra được kế hoạch cụ thể được thực hiện tốt. Lúc đó mỗi cá nhân, tập thể có thể chủ động hơn trong công việc của chính mình.
Thiết lập dự án mới dễ dàng, có hỗ trợ tạo ra các nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành để có được kế hoạch chi tiết và hợp lý. Mỗi người dùng chỉ cần nhấp vào từng nhiệm vụ, thêm các chi tiết quan trọng, phân công công việc là việc có thể phân chia công việc, hướng dẫn, theo dõi tiến độ hoàn thành được đảm bảo tốt nhất như mỗi doanh nghiệp mong muốn. Đặc biệt, sử dụng Wrike có hỗ trợ trao đổi trực tuyến dễ dàng, hoặc gửi mail dễ dàng để việc xúc tiến công việc, có sự tương trợ giữa từng cá nhân trong dự án được thực hiện tốt nhất.
Kết
Quản lý dự án khi có được sự chuẩn xác và hợp lý góp phần mang tới thành công cao cho mỗi dự định, mục tiêu mà doanh nghiệp cần hoàn thành. Với phần mềm quản lý dự án phù hợp khi được đưa vào sử dụng thì việc nâng cao hiệu quả công việc, rút ngắn thời gian đều trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Tìm hiểu về những phần mềm chuyên nghiệp và hiệu quả, được đánh giá cao để có thêm thông tin hữu ích, đưa ra cho mình quyết định sao cho thích hợp nhất.